隨著計算機和網(wǎng)絡技術(shù)在政府辦公中的廣泛應用，有許多信息可以通過電子信息通道進行傳遞。但對于一些機要文件和物件，其具有高度保密性的要求，無法通過網(wǎng)絡直接傳輸，而必須以實物的方式進行傳遞、處理和保存。為了處理這類問題，智能文件柜也逐漸出現(xiàn)在人們的視野之中。
另一方面，在傳統(tǒng)的辦公自動化系統(tǒng)中，需要分發(fā)交換的文件和文件相對應的電子信息是脫節(jié)的，經(jīng)常出現(xiàn)文件的電子信息已經(jīng)發(fā)到領(lǐng)導的電腦上而紙質(zhì)文件卻沒有到達；或者是領(lǐng)導已經(jīng)在紙質(zhì)文件上進行了批閱，秘書還要重新錄入電子系統(tǒng)。使紙質(zhì)公文與電子公文形成“兩層皮”現(xiàn)象，智能文件柜的出現(xiàn)有效地解決了這一類問題。
智能文件柜的現(xiàn)實意義包含：
1、智能文件柜的文件交換過程改變了人與人直接交互模式，以智能文件交換柜為載體，實現(xiàn)24小時文件交接，節(jié)省了大量的人力和時間；
2、智能文件柜解決了信息流與物流的信息連接，可以對每一份文件進行計算機自動追蹤，真正地實現(xiàn)了文件信件處理的自動化管理；
3、智能文件柜對于文件流轉(zhuǎn)信息登記的準確性、文件處理的安全可靠性都大大提高；
4、智能文件柜系統(tǒng)可完整保留存取人存取文件的信息，規(guī)避了文件遺失的可能、減少文件轉(zhuǎn)交延期問題和文件使用難以追蹤、難以查找及日常梳理的問題，切實提高了辦公的工作效率。
